KSeF przestaje być tematem „na później”. Dla wielu firm to będzie realna zmiana codziennego obiegu dokumentów: od wystawiania faktur, przez ich odbiór, po przekazanie danych do księgowości.
Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje największych podatników od 1 lutego 2026 r., a pozostałych zasadniczo od 1 kwietnia 2026 r.. Jednocześnie odbieranie faktur przy użyciu KSeF ma być obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r.
Co to oznacza praktycznie?
Największym błędem będzie potraktowanie KSeF wyłącznie jako nowego sposobu „kliknięcia faktury”. W praktyce trzeba wcześniej ustalić, kto w firmie będzie miał uprawnienia, jak faktury będą trafiały do księgowości, kto będzie odpowiadał za korekty oraz jak firma poradzi sobie z dokumentami, które nie trafiają do KSeF.
Na co zwrócić uwagę przed wdrożeniem?
- Uprawnienia – trzeba ustalić, kto może wystawiać, odbierać i przeglądać faktury w imieniu firmy.
- Obieg dokumentów – faktura odebrana w KSeF powinna szybko trafić do osoby odpowiedzialnej za księgowanie i weryfikację kosztu.
- Dane kontrahentów – błędy w NIP, nazwie, stawkach VAT albo opisach pozycji mogą być bardziej widoczne niż dotychczas.
- Procedury awaryjne – warto wiedzieć, co zrobić, gdy system, integracja albo osoba upoważniona są niedostępne.
- Integracja z księgowością – samo logowanie do KSeF nie zastąpi sprawnego systemu przekazywania danych do rozliczeń.
Małe firmy też powinny się przygotować
Niektóre drobne podmioty mogą korzystać z odroczenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF do końca 2026 r., jeżeli spełnią warunki dotyczące wartości sprzedaży dokumentowanej fakturami. Nie oznacza to jednak, że temat można całkowicie odłożyć. Odbiór faktur i współpraca z większymi kontrahentami mogą wymagać przygotowania znacznie wcześniej.
Podsumowanie
KSeF warto potraktować jako projekt organizacyjny, a nie tylko techniczny. Dobrze przygotowana firma powinna mieć ustalone uprawnienia, obieg dokumentów, odpowiedzialność za weryfikację faktur oraz sposób komunikacji z księgowością. Im wcześniej zostanie to uporządkowane, tym mniejsze ryzyko chaosu po wejściu obowiązku.
Źródło: oficjalne informacje Ministerstwa Finansów o zakresie obowiązkowego KSeF.