Elektroniczna KPiR i JPK PIT 2026–2027: kogo dotyczą?

Aktualizacja i weryfikacja informacji: 10 września 2026 r.

Czy od 2026 r. każda firma musi zrezygnować z papierowej księgi? Odpowiedź zależy od jej sytuacji. Samo stwierdzenie „jestem podatnikiem VAT” nie wystarczy do ustalenia terminu. Trzeba sprawdzić również sposób rozliczania VAT oraz rodzaj prowadzonej dokumentacji.

Aktualny harmonogram przewiduje obowiązek od 2026 r. dla objętych nim podatników PIT składających JPK_V7M. Pozostali, w tym składający JPK_V7K, wchodzą do systemu od 2027 r. Prowadzenie ewidencji w programie i jej późniejsze przesłanie to dwa odrębne etapy. Aktualny harmonogram i struktury — KAS.

Kto prowadzi elektroniczne księgi od 2026 r., a kto od 2027 r.?

Poniższe zestawienie dotyczy podatników PIT prowadzących księgi lub ewidencje objęte nowymi obowiązkami. Nie opisuje odrębnego harmonogramu CIT.

Ministerstwo Finansów wskazało te grupy w komunikacie dotyczącym nowych rozporządzeń. Dla pierwszej z nich prowadzenie ksiąg elektronicznie obejmuje już 2026 r.; przesłanie następuje po zakończeniu roku. Komunikat KAS o księgach podatkowych.

Przy zmianie sposobu rozliczania VAT w trakcie roku trzeba dodatkowo ocenić skutki tej zmiany. Tabela przedstawia podstawowy harmonogram, a nie wszystkie sytuacje przejściowe.

Czy obowiązek dotyczy również ryczałtu?

Tak. Zakres zmian obejmuje zarówno podatkową księgę przychodów i rozchodów, jak i ewidencję przychodów prowadzoną przez podatników ryczałtu. Sam wybór ryczałtu nie przesądza o późniejszym terminie. Istotne pozostaje zakwalifikowanie do odpowiedniej grupy harmonogramu. Zakres struktur JPK w podatkach dochodowych.

Przykład hipotetyczny: dwie osoby prowadzą podobne firmy usługowe i płacą PIT w formie ryczałtu. Pierwsza rozlicza VAT miesięcznie, druga kwartalnie. Przy założeniu niezmienionego statusu pierwsza jest objęta nowym obowiązkiem od 2026 r., druga od 2027 r. Branża i forma PIT są takie same, ale termin jest różny.

JPK_PKPIR, JPK_EWP i JPK_ST — co oznaczają nazwy?

To struktury określające sposób uporządkowania danych przekazywanych administracji skarbowej:

• JPK_PKPIR obejmuje dane podatkowej księgi przychodów i rozchodów;
• JPK_EWP dotyczy ewidencji przychodów;
• JPK_ST obejmuje odpowiednie dane o środkach trwałych i wartościach niematerialnych i prawnych.

Dla ksiąg rachunkowych przewidziano odrębne struktury JPK_KR_PD i JPK_ST_KR. Wybór plików musi więc odpowiadać rodzajowi prowadzonej dokumentacji. Wykaz struktur i podstaw prawnych — KAS.

Przedsiębiorca nie musi samodzielnie analizować struktury pliku. Powinien jednak wiedzieć, czy program i zakres obsługi biura rachunkowego obejmują dokumentację właściwą dla jego firmy.

Prowadzenie księgi a wysłanie JPK — dlaczego to rozróżnienie jest ważne?

Odległy termin wysyłki może stworzyć mylne wrażenie, że przygotowania można odłożyć. Tymczasem pierwsza grupa powinna prowadzić dokumentację elektronicznie już za 2026 r. Przesłanie danych po zamknięciu roku wymaga wcześniejszego, bieżącego gromadzenia ich w odpowiedniej postaci. Wyjaśnienie etapów obowiązku — KAS.

Proponuję potraktować termin pierwszej wysyłki jako zakończenie przygotowanego procesu. Próbny eksport danych warto wykonać wcześniej: dzięki temu można wykryć brakujące informacje, zanim trzeba będzie odtwarzać cały rok dokumentacji.

Co sprawdzić w programie i współpracy z księgowością?

Dobrym punktem wyjścia jest krótki przegląd pięciu obszarów:

1. Obsługiwane struktury. Poproś o potwierdzenie, że program generuje pliki wymagane dla Twojego rodzaju ksiąg. Ogólna informacja „obsługuje JPK” jest zbyt mało precyzyjna.
2. Kompletność danych. Sprawdź dane kontrahentów, oznaczenia dokumentów i informacje o składnikach majątku.
3. Zgodność rozliczeń. Ustal, jak porównujecie dane ewidencji z rozliczeniem rocznym i jak wyjaśniacie różnice.
4. Obsługa poprawek. Uzgodnij, kto poprawia dane źródłowe i przygotowuje ponowny eksport.
5. Dostęp do dokumentacji. Przy zmianie biura zapytaj o format przekazania ksiąg, możliwość odczytu danych i archiwum.

Szczególnie przydatne jest prześledzenie jednego zakupu środka trwałego: od dokumentu zakupu, przez przyjęcie do używania, po zapis w ewidencji. Pozwala to zauważyć luki, których nie pokazuje samo zestawienie przychodów i kosztów.

Czy KSeF zastępuje elektroniczną księgę?

Nie. KSeF dotyczy faktur, a księga lub ewidencja służy uporządkowaniu danych do rozliczenia podatku dochodowego. Zakresy tych systemów są różne. Faktura nadal wymaga właściwego ujęcia, a księgowość obejmuje również informacje, których nie odczytasz z samego dokumentu sprzedaży. Zakres KSeF — MF.

Przy organizowaniu obiegu dokumentów warto równolegle sprawdzić obowiązki małej firmy w KSeF. Spójność danych przyda się także podczas przygotowania rocznego PIT przedsiębiorcy.

Od czego zacząć w swojej firmie?

Ustal właściwy termin, rodzaj ewidencji i osobę odpowiedzialną za przygotowanie danych. Następnie poproś księgowość o wskazanie braków oraz harmonogram ich uzupełnienia. Taka rozmowa daje konkretny obraz gotowości firmy.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w ocenie obowiązków lub uporządkowaniu księgowości, napisz do mnie w sprawie elektronicznych ewidencji. Podaj formę opodatkowania, sposób rozliczania VAT i rodzaj prowadzonych ksiąg. Pozwoli to ustalić zakres potrzebnej analizy.