Cyfryzacja księgowości wchodzi w kolejny etap. Ministerstwo Finansów wskazuje, że podatnicy PIT przekazujący JPK_VAT będą zobowiązani do prowadzenia dokumentacji podatkowej elektronicznie od 2026 r.
Chodzi między innymi o księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencję przychodów oraz dane dotyczące środków trwałych. Opublikowane zostały struktury logiczne takie jak JPK_PKPiR, JPK_EWP i JPK_ST.
To nie jest tylko zmiana formatu pliku
W praktyce elektroniczna dokumentacja wymusza większą staranność w sposobie prowadzenia danych. Błędy, które dawniej były widoczne dopiero po analizie dokumentów, mogą stać się łatwiejsze do wychwycenia w danych przekazywanych elektronicznie.
Co powinien sprawdzić przedsiębiorca?
- Program księgowy – czy obsługuje wymagane struktury i czy jest aktualizowany pod nowe obowiązki.
- Plan kont lub ewidencję – czy sposób księgowania pozwala prawidłowo wygenerować dane.
- Środki trwałe – czy ewidencja zawiera kompletne daty, wartości początkowe, metody amortyzacji i historię zmian.
- Dokumenty kosztowe – czy opisy i kwalifikacja kosztów są spójne z rozliczeniami podatkowymi.
- Odpowiedzialność – kto w firmie i w biurze rachunkowym odpowiada za jakość danych źródłowych.
Dlaczego warto działać wcześniej?
Największym ryzykiem nie jest samo wysłanie pliku, ale jakość danych, z których ten plik powstaje. Jeżeli dokumenty są opisywane niestarannie, środki trwałe są niekompletne, a rozrachunki nie są regularnie kontrolowane, elektroniczna ewidencja może jedynie ujawnić istniejący problem.
Podsumowanie
Elektroniczne księgi i ewidencje warto potraktować jako okazję do uporządkowania księgowości. Przedsiębiorca nie musi znać wszystkich struktur technicznych, ale powinien zadbać o to, aby dokumenty były kompletne, poprawnie opisane i przekazywane do księgowości na czas.
Źródło: komunikat KAS o elektronicznej dokumentacji księgowej od 2026 r..